Indice
Responsabile della piattaforma: Bitopia LLC Sito web: https://cometogether.ar Contatto privacy: [email protected]
1. Introduzione
In Come Together riconosciamo l'importanza di proteggere la privacy e i dati personali delle persone che utilizzano la nostra Piattaforma.
La presente Informativa sulla privacy spiega in che modo Bitopia LLC («Bitopia», «noi») raccoglie, utilizza, archivia, condivide e protegge le informazioni personali in relazione a Come Together.
Come Together è una piattaforma tecnologica che consente alle organizzazioni di gestire comunità, eventi, attività, prenotazioni, contenuti, comunicazioni e altre funzionalità digitali o in presenza.
La presente Informativa si applica ai siti web, alle applicazioni mobili e ai servizi di Come Together, nella misura in cui Bitopia intervenga nel trattamento dei dati personali.
Spiega inoltre la distribuzione delle responsabilità tra Bitopia e le Organizzazioni che utilizzano la Piattaforma.
2. Identità e contatti
Come Together è fornita da:
Bitopia LLC 20900 NE 30th Ave, Fl 8 Aventura, FL 33180 Stati Uniti
Richieste sulla privacy: [email protected]
Richieste generali: [email protected]
Trust Center: https://trust.bitopia.digital/
3. Ambito di applicazione della presente Informativa
La presente Informativa comprende il trattamento delle informazioni relative a:
- Visitatori dei siti web di Come Together.
- Amministratori e operatori delle Organizzazioni.
- Membri delle comunità.
- Partecipanti a eventi e attività.
- Persone che richiedono o effettuano prenotazioni.
- Utenti di applicazioni mobili.
- Genitori, madri, padri, tutori e rappresentanti, ove applicabile.
- Persone che ricevono comunicazioni tramite la Piattaforma.
- Contatti commerciali e rappresentanti dei Clienti.
Le funzionalità disponibili possono variare a seconda dell'Organizzazione, del prodotto acquistato e della configurazione del servizio.
La presente Informativa potrà altresì trovare applicazione a nuove funzionalità incorporate in Come Together, fermo restando che determinate attività potrebbero richiedere informative sulla privacy aggiuntive.
4. Ruoli e responsabilità nel trattamento dei dati
4.1. Organizzazioni in qualità di titolari del trattamento
Quando un'Organizzazione utilizza Come Together per gestire i propri membri, partecipanti, prenotazioni, attività o servizi, determina generalmente quali informazioni è necessario raccogliere e per quali finalità.
In tali circostanze, l'Organizzazione agisce in qualità di titolare del trattamento dei dati corrispondenti, ai sensi della normativa applicabile.
Tra le sue responsabilità possono figurare:
- Determinare le finalità della raccolta di informazioni.
- Stabilire i dati necessari per ciascuna attività.
- Informare gli utenti circa il trattamento dei propri dati.
- Ottenere consensi o autorizzazioni ove necessari.
- Stabilire criteri di accesso e conservazione.
- Gestire le richieste relative ai dati amministrati.
- Rispettare i requisiti speciali applicabili ai minori di età.
4.2. Bitopia in qualità di responsabile del trattamento
Quando Bitopia elabora informazioni per conto di un'Organizzazione, agisce come fornitore tecnologico e responsabile del trattamento, a seconda dei casi.
In tale contesto, Bitopia elabora le informazioni per fornire i servizi contrattualizzati, seguendo le istruzioni autorizzate dell'Organizzazione e gli obblighi legali applicabili.
4.3. Bitopia in qualità di titolare di determinati trattamenti
Bitopia può altresì determinare le finalità e i mezzi di determinati trattamenti necessari per la propria attività, tra cui:
- Gestione degli account e delle relazioni commerciali.
- Fatturazione e gestione contrattuale.
- Sicurezza della Piattaforma.
- Prevenzione delle frodi e degli abusi.
- Gestione delle richieste e supporto.
- Adempimento di obblighi legali.
- Analisi operativa e miglioramento dei propri servizi, in conformità con le condizioni applicabili.
In tali casi, Bitopia si assume gli obblighi ad essa spettanti in qualità di titolare del trattamento.
La qualifica di titolare o responsabile dipende da ciascuna specifica attività e non esclusivamente da chi memorizza le informazioni.
5. Informazioni personali che possiamo trattare
A seconda del prodotto, della configurazione e della finalità, Come Together può elaborare diverse categorie di informazioni.
5.1. Informazioni di identificazione e contatto
Possono includere:
- Nome e cognome.
- Indirizzo di posta elettronica.
- Numero di telefono.
- Data di nascita o età.
- Paese, regione o posizione amministrativa.
- Identificativi dell'account.
- Informazioni di identificazione personale, qualora richieste dall'Organizzazione.
5.2. Informazioni di account e profilo
Possono includere:
- Dati di registrazione.
- Identificativi di autenticazione.
- Organizzazione o comunità a cui l'utente appartiene.
- Ruoli, permessi e responsabilità.
- Preferenze di lingua.
- Informazioni di profilo.
- Stati di attivazione e accesso.
Quando vengono utilizzati fornitori di identità esterni, Come Together può ricevere gli attributi autorizzati necessari per autenticare o identificare l'utente.
5.3. Informazioni sulle comunità
Possono includere:
- Affiliazioni e associazioni a comunità.
- Informazioni di profilo.
- Pubblicazioni e contenuti.
- Partecipazione ad attività.
- Permessi e ruoli.
- Interazioni e comunicazioni relative alla comunità.
5.4. Informazioni su eventi e attività
Possono includere:
- Iscrizioni.
- Moduli e risposte.
- Requisiti di partecipazione.
- Stati di approvazione e conferma.
- Assegnazioni di gruppi.
- Accrediti e codici QR.
- Registri delle presenze.
- Documenti e autorizzazioni.
- Fotografie e contenuti associati alle attività.
5.5. Informazioni sulle prenotazioni
Quando le relative funzionalità sono abilitate, possono includere:
- Identificazione del richiedente.
- Spazio, risorsa, attività o servizio richiesto.
- Data e ora.
- Disponibilità e conferma.
- Stato della prenotazione.
- Cronologia delle modifiche e delle cancellazioni.
- Ulteriori informazioni richieste dall'Organizzazione.
5.6. Informazioni su minori e rappresentanti
Quando un'Organizzazione gestisce attività che coinvolgono minori di età, la Piattaforma può elaborare informazioni relative a:
- Identificazione ed età del minore.
- Dati di genitori, madri, padri o tutori.
- Rapporti di rappresentanza.
- Autorizzazioni.
- Contatti di emergenza.
- Requisiti specifici di partecipazione.
La raccolta di tali dati dipende dalle funzionalità abilitate e dalle decisioni dell'Organizzazione responsabile.
5.7. Informazioni particolarmente sensibili
Determine Organizzazioni possono configurare moduli che richiedono informazioni aggiuntive, quali esigenze di accessibilità, allergie, condizioni rilevanti per un'attività o altri dati che, ai sensi della normativa applicabile, possano essere considerati sensibili.
Tali dati devono essere richiesti esclusivamente in presenza di una finalità legittima, di una base giuridica adeguata e delle relative garanzie.
Bitopia non richiede che tutte le Organizzazioni raccolgano queste categorie di informazioni.
5.8. Informazioni tecniche e di utilizzo
Possiamo elaborare informazioni tecniche necessarie per gestire, proteggere e migliorare la Piattaforma, quali:
- Indirizzo IP.
- Tipo di dispositivo e browser.
- Sistema operativo.
- Identificativi tecnici.
- Registri di accesso.
- Data e ora di determinate operazioni.
- Informazioni su errori e prestazioni.
- Interazioni con le funzionalità.
- Registri di sicurezza e audit.
L'ambito delle informazioni raccolte dipende dalle tecnologie effettivamente utilizzate.
5.9. Informazioni sulle comunicazioni
Quando vengono utilizzate le funzionalità di messaggistica, possiamo elaborare le informazioni necessarie per gestire le comunicazioni, tra cui:
- Dati di contatto dei destinatari.
- Contenuto dei messaggi.
- Canale utilizzato.
- Stato di invio o consegna, ove disponibile.
- Registri tecnici e operativi.
- Preferenze di comunicazione e richieste di cancellazione (opt-out).
6. Origine delle informazioni
Possiamo ottenere informazioni personali:
- Direttamente dagli utenti, tramite moduli, registrazioni o interazioni.
- Dalle Organizzazioni che gestiscono attività o comunità.
- Da amministratori o rappresentanti autorizzati.
- Da genitori, madri, padri o tutori, ove applicabile.
- Da fornitori di identità utilizzati per l'autenticazione.
- Da integrazioni e servizi esterni abilitati.
- Automaticamente, tramite registri tecnici e tecnologie necessarie per il funzionamento della Piattaforma.
Le informazioni ottenute dipenderanno dai permessi concessi e dalle funzionalità effettivamente utilizzate.
7. Finalità del trattamento
Le informazioni personali possono essere utilizzate per:
Erogazione dei servizi: fornire le funzionalità contrattualizzate o abilitate.
Gestione degli utenti: amministrare account, autenticazione, profili, ruoli e permessi.
Gestione delle comunità: amministrare affiliazioni, pubblicazioni, contenuti e attività.
Gestione degli eventi: elaborare iscrizioni, approvazioni, accrediti e presenze.
Gestione delle prenotazioni: amministrare disponibilità, richieste, conferme e cancellazioni.
Comunicazioni: inviare messaggi relativi ad attività, servizi, account e operazioni.
Supporto: rispondere a quesiti e risolvere problemi.
Sicurezza: rilevare accessi non autorizzati, prevenire abusi e proteggere i sistemi.
Amministrazione commerciale: gestire rapporti contrattuali, fatturazione e comunicazioni con i Clienti.
Miglioramento del servizio: analizzare il funzionamento, le prestazioni e l'utilizzo della Piattaforma in conformità con le condizioni contrattuali e legali applicabili.
Adempimento legale: ottemperare a obblighi normativi, richieste legittime delle autorità e reclami legali.
I dati trattati per conto di un'Organizzazione non saranno utilizzati liberamente per finalità estranee all'erogazione dei servizi o alle autorizzazioni e agli obblighi applicabili.
Uso dei dati e intelligenza artificiale
Come Together potrà incorporare funzionalità basate sull'intelligenza artificiale, sull'apprendimento automatico (machine learning) e su altre tecnologie volte a migliorare l'esperienza degli utenti, ottimizzare i processi e sviluppare nuove capacità della Piattaforma.
Attualmente, Come Together non utilizza dati personali né informazioni fornite dalle Organizzazioni per addestrare modelli di intelligenza artificiale.
In futuro, Bitopia potrà utilizzare informazioni anonimizzate o aggregate per lo sviluppo, l'addestramento e il miglioramento di modelli tecnologici, a condizione che tali informazioni siano state trasformate in modo da non consentire di identificare ragionevolmente le persone fisiche e che il trattamento sia consentito dalla normativa e dagli accordi contrattuali applicabili.
L'uso di dati personali o informazioni identificabili per ulteriori finalità richiederà una valutazione specifica e, ove applicabile, una base giuridica valida, le autorizzazioni necessarie e l'aggiornamento della presente Informativa.
8. Fondamenti giuridici del trattamento
I fondamenti giuridici dipendono dalla finalità, dal contesto e dalla normativa applicabile.
Ove applicabile, il trattamento può basarsi su:
- Esecuzione di un contratto o adozione di misure precontrattuali.
- Adempimento di obblighi legali.
- Consenso valido dell'interessato.
- Legittimi interessi, qualora la normativa applicabile lo consenta e siano stati valutati i diritti delle persone interessate.
- Altri fondamenti riconosciuti dalla normativa applicabile.
Quando un'Organizzazione agisce in qualità di titolare del trattamento, spetta ad essa determinare e comunicare i fondamenti giuridici appropriati per i trattamenti che decide di effettuare.
L'utilizzo di Come Together non sostituisce tale obbligo.
9. Comunicazioni e messaggistica
Come Together può facilitare l'invio di comunicazioni tramite posta elettronica, notifiche di applicazioni, WhatsApp, SMS o altri canali abilitati.
Tali comunicazioni possono includere:
- Conferme di registrazione.
- Informazioni sulle comunità.
- Promemoria di attività.
- Aggiornamenti sulle prenotazioni.
- Variazioni di orario.
- Notifiche operative.
- Comunicazioni amministrative.
- Messaggi promozionali, ove consentiti.
I messaggi WhatsApp possono essere inviati tramite account o numeri gestiti da Bitopia o tramite account WhatsApp Business collegati dalle Organizzazioni.
Le Organizzazioni sono responsabili di disporre delle autorizzazioni necessarie per i messaggi che configurano e di rispettare le preferenze dei destinatari.
I messaggi promozionali saranno soggetti alle condizioni di consenso e cancellazione (opt-out) del caso.
Le comunicazioni operative necessarie per erogare un servizio possono essere gestite in modo diverso rispetto alle comunicazioni commerciali, in conformità con la normativa applicabile.
L'utilizzo di tali canali può altresì comportare il trattamento di informazioni da parte di fornitori esterni.
10. Fornitori di servizi e sub-responsabili
Bitopia può ricorrere a fornitori esterni per fornire infrastruttura, hosting, autenticazione, comunicazioni, supporto, sicurezza e altre funzionalità.
Quando tali fornitori elaborano dati personali per conto di Bitopia, si applicano i corrispondenti obblighi contrattuali e legali.
Le informazioni aziendali sui sub-responsabili sono disponibili all'indirizzo:
https://trust.bitopia.digital/subprocessors
Non tutti i fornitori inclusi nell'elenco aziendale intervengono necessariamente in ogni implementazione di Come Together.
Le Organizzazioni possono inoltre collegare servizi esterni sotto la propria responsabilità e secondo le proprie decisioni.
11. Archiviazione e trasferimenti internazionali
Come Together utilizza infrastruttura tecnologica e fornitori di servizi che possono intervenire nell'archiviazione, nell'elaborazione e nella trasmissione delle informazioni.
A seconda del servizio acquistato, della configurazione e dei fornitori utilizzati, i dati personali possono essere elaborati o risultare accessibili da diverse giurisdizioni.
Bitopia adotta le misure tecniche, organizzative e contrattuali adeguate ai propri obblighi e alle caratteristiche di ciascun trattamento.
Ove risultino applicabili requisiti specifici per i trasferimenti internazionali di dati, il loro rispetto dovrà essere valutato in base alla normativa corrispondente, agli accordi contrattuali e alle caratteristiche dell'implementazione.
Le Organizzazioni che richiedono condizioni specifiche di residenza dei dati o di trasferimento internazionale possono contattare Bitopia per valutarne la fattibilità.
12. Sicurezza delle informazioni
Bitopia applica misure tecniche e organizzative volte a proteggere la riservatezza, l'integrità e la disponibilità delle informazioni elaborate tramite i propri servizi.
Tali misure possono includere controlli di accesso, autenticazione, gestione dei permessi, registri di sicurezza, procedure di risposta agli incidenti e altre tutele appropriate.
La sicurezza dipende altresì dalla configurazione effettuata dalle Organizzazioni, dalla gestione dei relativi utenti e dalla protezione delle credenziali.
Nessun sistema tecnologico può garantire l'eliminazione assoluta di tutti i rischi.
Ulteriori informazioni sulle pratiche di sicurezza aziendali sono consultabili all'indirizzo:
https://trust.bitopia.digital/
13. Conservazione dei dati
Come Together conserva le informazioni personali per il tempo necessario a fornire i propri servizi, adempiere alle relative finalità e soddisfare gli obblighi contrattuali e legali applicabili.
I periodi di conservazione possono variare a seconda del tipo di informazione, della configurazione di ciascuna Organizzazione, delle condizioni commerciali e dei requisiti legali corrispondenti.
La disattivazione di un account, la conclusione di un'attività o la risoluzione di un rapporto contrattuale non implicano necessariamente l'eliminazione immediata di tutti i dati associati.
Le richieste di eliminazione dei dati personali possono essere inoltrate tramite [email protected] e sono gestite conformemente alla Politica di eliminazione dei dati di Bitopia LLC.
L'eliminazione può essere soggetta a verifiche dell'identità, obblighi legali di conservazione e altre eccezioni consentite dalla normativa applicabile.
Le copie di backup e i registri tecnici sono gestiti in conformità con le procedure di sicurezza, conservazione e eliminazione applicabili, fatti salvi i corrispondenti obblighi legali e contrattuali.
14. Richieste di eliminazione dei dati
Le persone possono richiedere l'eliminazione dei propri dati personali tramite:
Per evadere una richiesta, Bitopia potrà richiedere le informazioni ragionevolmente necessarie per individuare i dati e verificare l'identità del richiedente.
In conformità con la politica aziendale di Bitopia:
- Le richieste vengono verificate e riesaminate inizialmente entro 5 giorni lavorativi.
- Le richieste approvate vengono evase entro 30 giorni lavorativi, fatti salvi i requisiti e le eccezioni legali applicabili.
- Viene fornita una conferma e un certificato di avvenuta eliminazione al completamento della relativa procedura.
- I registri delle richieste e delle azioni intraprese vengono conservati per 5 anni, salvo che risulti applicabile un diverso periodo previsto dalla legge.
Quando i dati sono amministrati da un'Organizzazione che agisce in qualità di titolare del trattamento, Bitopia potrebbe dover coordinare la richiesta con tale Organizzazione.
Alcune applicazioni potrebbero consentire la cancellazione o la disattivazione degli account direttamente dalla propria interfaccia. Tali azioni non implicano necessariamente l'eliminazione di tutti i dati personali associati.
15. Diritti degli interessati
A seconda della normativa applicabile, le persone possono avere il diritto di:
- Richiedere informazioni sul trattamento dei propri dati.
- Accedere ai propri dati personali.
- Richiedere la rettifica di informazioni inesatte.
- Richiedere l'eliminazione dei dati.
- Opporsi a determinati trattamenti.
- Richiedere la limitazione del trattamento.
- Revocare il consenso ove applicabile.
- Richiedere la portabilità dei dati ove applicabile.
- Proporre reclamo alle autorità competenti.
L'ambito e le condizioni per l'esercizio di tali diritti dipendono dalla normativa applicabile.
Le richieste possono essere inviate a [email protected].
Quando un'Organizzazione riveste la qualità di titolare del trattamento, Bitopia potrà inoltrare o coordinare la richiesta con la stessa, a seconda dei casi.
16. Privacy dei minori di età
Come Together può fornire funzionalità destinate a Organizzazioni che svolgono attività con minori di età.
Le informazioni raccolte e i meccanismi di autorizzazione dipendono dalle caratteristiche di ciascuna attività e dalle configurazioni effettuate dall'Organizzazione.
Le Organizzazioni sono responsabili di determinare i requisiti legali applicabili, compresi i consensi e le autorizzazioni di genitori, madri, padri o tutori ove necessari.
Bitopia fornisce strumenti tecnologici per facilitare determinati processi, senza sostituirsi alle responsabilità legali delle Organizzazioni.
Le richieste relative ai dati dei minori possono richiedere ulteriori verifiche dell'identità e della rappresentanza.
17. Cookie, analisi e tecnologie simili
Come Together utilizza cookie e tecnologie simili per consentire il funzionamento dei propri siti web, mantenere le sessioni, ricordare le preferenze e analizzare l'utilizzo della Piattaforma.
Tali tecnologie possono includere:
- Cookie necessari: utilizzati per funzioni essenziali, quali la sicurezza, la gestione delle sessioni e la memorizzazione delle preferenze di consenso.
- Cookie di preferenza: consentono di ricordare determinate configurazioni dell'utente, come la lingua selezionata.
- Cookie statistici: consentono di raccogliere informazioni sull'utilizzo del sito web e di comprendere come i visitatori interagiscono con i relativi contenuti e funzionalità.
Come Together utilizza Google Analytics per ottenere statistiche sull'utilizzo dei propri siti web e contribuire a migliorarne il funzionamento e l'esperienza utente.
I cookie che non siano strettamente necessari saranno soggetti alle opzioni di consenso disponibili e ai requisiti legali applicabili.
Gli utenti possono accettare, rifiutare o configurare le categorie facoltative di cookie tramite il gestore delle preferenze disponibile sul sito web. Possono altresì rivedere le proprie scelte in un secondo momento tramite l'opzione «Gestisci cookie».
Informazioni dettagliate sui cookie utilizzati, sui relativi fornitori, sulle finalità e sui periodi di conservazione sono disponibili nell'Informativa sui cookie e nel gestore delle preferenze dei cookie.
18. Servizi di terze parti e collegamenti esterni
Come Together può contenere collegamenti o integrazioni con siti web, applicazioni e servizi gestiti da terzi.
Tali fornitori possono trattare informazioni in conformità con le proprie informative sulla privacy.
Bitopia non determina necessariamente le pratiche sulla privacy di servizi esterni indipendenti.
Le Organizzazioni devono valutare le integrazioni che abilitano e fornire le relative informative ove necessario.
19. Funzionalità future e pagamenti esterni
Come Together potrà incorporare funzionalità che consentono alle Organizzazioni di gestire pagamenti per eventi, attività, prenotazioni o altri servizi tramite fornitori esterni.
Quando tali funzionalità saranno disponibili, i fornitori di servizi di pagamento potranno trattare le informazioni necessarie per elaborare le transazioni, prevenire le frodi e adempiere ai propri obblighi legali.
L'intervento di Bitopia e le categorie di informazioni condivise dipenderanno dall'integrazione implementata.
La presente sezione non implica che Come Together attualmente elabori pagamenti né che memorizzi direttamente informazioni complete di carte bancarie.
Nel momento in cui verranno abilitate le funzionalità di pagamento, saranno fornite ulteriori informazioni sui relativi trattamenti.
20. Modifiche alla presente Informativa
Bitopia potrà aggiornare la presente Informativa per riflettere le modifiche apportate ai propri servizi, alle prassi di trattamento o ai requisiti legali.
La versione vigente sarà disponibile sul sito web di Come Together.
In caso di modifiche sostanziali, verranno fornite le notifiche richieste dalla normativa applicabile.
21. Quesiti su requisiti specifici di protezione dei dati
Le Organizzazioni che necessitino di valutare requisiti specifici di privacy, protezione dei dati o conformità normativa possono contattare Bitopia.
Devi rispettare il GDPR o altri requisiti di protezione dei dati? Contatta il nostro team per analizzare i requisiti della tua organizzazione e valutare se Come Together può adattarsi alle tue esigenze.
Contatto: [email protected]
22. Contatti
Per domande relative alla presente Informativa o al trattamento dei dati personali:
Bitopia LLC 20900 NE 30th Ave, Fl 8 Aventura, FL 33180 Stati Uniti
Privacy: [email protected] Richieste generali: [email protected] Trust Center: https://trust.bitopia.digital/