Indice
Fornitore: Bitopia LLC Piattaforma: Come Together Sito web: https://cometogether.ar Contatto per la privacy: [email protected]
1. Introduzione
La presente Politica di eliminazione dei dati (di seguito, la «Politica») descrive le modalità con cui vengono ricevute, valutate e gestite le richieste di eliminazione dei dati personali relativi a Come Together, una piattaforma tecnologica fornita da Bitopia LLC («Bitopia»).
Il suo obiettivo è offrire informazioni chiare sui meccanismi disponibili per richiedere la cancellazione dei dati, sui tempi di evasione e sulle circostanze in cui determinate informazioni potrebbero dover essere conservate.
La presente Politica integra l'Informativa sulla privacy, i Termini e condizioni e i relativi accordi contrattuali applicabili.
2. Ambito di applicazione
La presente Politica si applica alle richieste di eliminazione di dati personali trattati tramite i prodotti, le applicazioni e i servizi di Come Together.
Può comprendere informazioni relative a:
- Account e profili utente.
- Partecipanti e iscrizioni a eventi.
- Membri di comunità.
- Prenotazioni e attività.
- Dati di contatto.
- Documenti e file forniti tramite la Piattaforma.
- Registri delle comunicazioni.
- Informazioni amministrative associate ai servizi.
- Altri dati personali trattati mediante funzionalità attuali o future.
L'eliminazione delle informazioni dipenderà dalla natura dei dati, dalla finalità del loro trattamento, dalle responsabilità delle parti e dagli obblighi legali o contrattuali applicabili.
3. Responsabilità di Bitopia e delle Organizzazioni
Come Together consente a diverse Organizzazioni di gestire le informazioni relative ai propri partecipanti, membri e utenti.
In molte di tali operazioni, l'Organizzazione determina quali informazioni raccogliere, per quali finalità utilizzarle e per quanto tempo debbano essere conservate, agendo in qualità di titolare del trattamento ai sensi della normativa applicabile.
Bitopia fornisce l'infrastruttura e i servizi tecnologici necessari per elaborare tali informazioni per conto dell'Organizzazione, in conformità con i relativi accordi.
In altri contesti, Bitopia può agire in qualità di titolare del trattamento per determinati dati relativi alle proprie operazioni, account, sicurezza, supporto o amministrazione commerciale.
Quando una richiesta si riferisce a informazioni controllate da un'Organizzazione, Bitopia potrà richiederne l'intervento, l'autorizzazione o le istruzioni prima di procedere con l'eliminazione, ove applicabile.
Bitopia non eliminerà in modo indiscriminato le informazioni gestite da un'Organizzazione qualora ciò comporti la violazione di obblighi contrattuali, legali o di legittime istruzioni applicabili.
4. Diritto di richiedere l'eliminazione dei dati
Gli interessati possono richiedere l'eliminazione dei propri dati personali ove consentito dalla normativa applicabile.
Le richieste potranno riguardare:
- Informazioni personali che non risultano più necessarie per le relative finalità.
- Dati trattati senza una base giuridica valida.
- Informazioni rispetto alle quali sussiste un diritto legale di cancellazione.
- Dati associati ad account che l'utente non desidera più utilizzare.
- Informazioni la cui conservazione non risulti più necessaria o giustificata.
La presentazione di una richiesta non implica l'eliminazione automatica di tutti i dati.
Ciascuna richiesta verrà valutata tenendo conto della normativa, degli accordi applicabili e delle circostanze del trattamento.
5. Come richiedere l'eliminazione dei dati
Le richieste di eliminazione dei dati personali possono essere inviate a:
Per facilitare l'elaborazione, si raccomanda di includere:
- Nome e cognome del richiedente.
- Indirizzo e-mail associato all'account o all'iscrizione.
- Prodotto, evento, comunità o Organizzazione di riferimento.
- Descrizione delle informazioni di cui si richiede l'eliminazione.
- Ulteriori informazioni necessarie per individuare i relativi registri.
Non è necessario fornire ulteriori informazioni personali che non siano pertinenti ai fini della gestione della richiesta.
Bitopia potrà richiedere dati supplementari qualora siano ragionevolmente necessari per verificare l'identità o identificare le informazioni coinvolte.
Non devono essere inviate password, codici di autenticazione o altre credenziali di accesso.
6. Eliminazione tramite le applicazioni
Determinate applicazioni o funzionalità di Come Together possono offrire meccanismi per disattivare un account, richiederne la cancellazione o gestire direttamente le informazioni personali.
La disponibilità di tali opzioni può variare a seconda del prodotto e del tipo di utente.
La disattivazione di un account non comporta necessariamente l'eliminazione immediata o completa di tutti i dati associati.
Parte delle informazioni può rimanere collegata a registri di eventi, prenotazioni, comunità, operazioni amministrative o altre finalità legittime.
Qualora una funzionalità non consenta di richiedere direttamente la cancellazione, o nel caso in cui l'utente desideri richiedere l'eliminazione di ulteriori informazioni, sarà possibile contattare [email protected].
Questo indirizzo e-mail costituisce il canale generale per le richieste di eliminazione dei dati personali relative a Come Together.
7. Ricezione e valutazione delle richieste
Bitopia esaminerà le richieste di eliminazione dei dati personali entro il termine di cinque (5) giorni lavorativi dalla ricezione.
Durante questa fase potrà:
- Verificare l'identità del richiedente, ove necessario.
- Identificare i dati coinvolti.
- Determinare il ruolo di Bitopia e della rispettiva Organizzazione.
- Valutare la sussistenza di obblighi legali o contrattuali di conservazione.
- Richiedere ulteriori informazioni ragionevolmente necessarie.
- Stabilire se sia opportuno approvare l'eliminazione totale o parziale.
Quando la richiesta si riferisce a informazioni gestite da un'Organizzazione, Bitopia potrà coordinarsi con essa per concordare le azioni necessarie al trattamento.
Il termine di esame non costituisce una garanzia di approvazione automatica.
8. Termini di eliminazione
Le richieste approvate saranno evase entro un termine di trenta (30) giorni lavorativi, in conformità con la politica aziendale di eliminazione dei dati di Bitopia.
L'eliminazione potrà comprendere la totalità o parte delle informazioni richieste, a seconda dei dati coinvolti e delle eccezioni applicabili.
Qualora sussistano circostanze che impediscono il completamento dell'eliminazione entro il termine previsto, Bitopia ne informerà il richiedente secondo le modalità appropriate, indicando le circostanze rilevanti e i passaggi applicabili.
I suddetti termini devono intendersi fatti salvi eventuali termini inferiori o specifici prescritti dalla normativa applicabile.
9. Verifica dell'identità
Al fine di proteggere le informazioni personali e prevenire richieste fraudolente, Bitopia potrà effettuare ragionevoli verifiche prima di procedere con l'eliminazione.
Tali verifiche potranno includere la conferma del controllo su un account o su un indirizzo e-mail, oppure la richiesta di ulteriori informazioni strettamente necessarie.
Le misure adottate dovranno essere proporzionate alla tipologia di informazioni coinvolte e al rischio associato.
Bitopia non richiederà password o codici di autenticazione per verificare una richiesta di eliminazione.
Qualora non sia possibile verificare ragionevolmente l'identità o la legittimità della richiesta, l'elaborazione della stessa potrà essere sospesa fino al ricevimento delle informazioni necessarie.
10. Informazioni che possono essere conservate
L'eliminazione dei dati personali non comporta sempre la cancellazione di tutti i registri correlati.
Bitopia o la rispettiva Organizzazione potrebbero avere la necessità di conservare determinate informazioni in presenza di una valida giustificazione legale o contrattuale.
Ciò può includere:
- L'adempimento di obblighi di legge.
- La conservazione di registri contabili o fiscali.
- La gestione di richieste da parte di autorità competenti.
- La prevenzione e l'indagine su frodi.
- La sicurezza e la protezione dei sistemi.
- La risoluzione di controversie.
- L'esercizio o la difesa di diritti in sede legale.
- L'adempimento di obblighi contrattuali in vigore.
- Altre circostanze di conservazione consentite o imposte dalla normativa applicabile.
Le informazioni conservate dovranno essere limitate a quanto necessario per le finalità che ne giustificano la retention.
L'esistenza di un'eccezione non autorizza la conservazione indefinita di informazioni prive di un valido fondamento.
11. Informazioni gestite dalle Organizzazioni
Qualora i dati personali siano gestiti da un'Organizzazione che agisce in qualità di titolare del trattamento, Bitopia si coordinerà con tale Organizzazione per la valutazione e l'esecuzione delle richieste di eliminazione, in conformità con le istruzioni autorizzate, gli accordi contrattuali e la normativa applicabile.
Il processo di eliminazione dei dati potrà essere avviato in modalità bilaterale:
- Dall'interessato: qualora un utente, un partecipante o un membro richieda l'eliminazione dei propri dati personali, Bitopia potrà coordinarsi con l'Organizzazione responsabile per valutare ed evadere la richiesta.
- Dall'Organizzazione: qualora un'Organizzazione richieda l'eliminazione di informazioni personali da essa gestite tramite Come Together, Bitopia potrà elaborare tale richiesta in conformità con le istruzioni autorizzate e con i relativi obblighi contrattuali e legali.
Bitopia non eliminerà unilateralmente informazioni controllate da un'Organizzazione, se non in presenza di un obbligo di legge che lo richieda o di una valida autorizzazione in tal senso.
Laddove Bitopia agisca in qualità di titolare del trattamento di determinati dati personali, potrà valutare ed eseguire direttamente le relative richieste di eliminazione, senza necessità di autorizzazione da parte di un'Organizzazione.
In tutti i casi, le richieste saranno soggette alle procedure, ai termini e alle eccezioni stabiliti nella presente Politica e nella normativa applicabile.
La richiesta di eliminazione presentata da un'Organizzazione non sostituisce i diritti riconosciuti dalla legge agli interessati titolari dei dati, né autorizza l'eliminazione di informazioni la cui conservazione sia obbligatoria per legge.
12. Eliminazione di account e registri associati
La cancellazione o la disattivazione di un account può influire sull'accesso a determinati prodotti e servizi di Come Together.
Tuttavia, l'eliminazione dell'account di accesso e la cancellazione dei relativi registri personali costituiscono operazioni distinte.
Ad esempio, un utente potrebbe non avere più accesso al proprio profilo, mentre determinati registri di partecipazione o transazioni rimangono legittimamente conservati da un'Organizzazione.
L'eliminazione delle informazioni sarà valutata in base alla loro natura e agli obblighi applicabili.
La sospensione o la cessazione di account e servizi contrattualizzati saranno regolate esclusivamente dai relativi termini contrattuali.
La presente Politica non stabilisce una procedura indipendente per la cessazione di servizi commerciali.
13. Documenti, fotografie e file
Le richieste di eliminazione possono comprendere anche documenti, fotografie e altri file personali caricati tramite Come Together.
L'eliminazione di tali elementi sarà soggetta alle medesime condizioni di valutazione e alle corrispondenti eccezioni legali o contrattuali.
Qualora i file siano gestiti da un'Organizzazione, Bitopia potrebbe necessitare delle relative istruzioni o autorizzazioni per procedere alla loro cancellazione.
Le Organizzazioni saranno responsabili di determinare le autorizzazioni necessarie per conservare, pubblicare o utilizzare file personali nell'ambito delle proprie attività.
14. Backup e sistemi tecnici
Come Together può utilizzare meccanismi di backup e ripristino per proteggere la disponibilità e l'integrità dei propri servizi.
L'eliminazione delle informazioni nei sistemi operativi non comporta necessariamente la loro immediata scomparsa da tutte le copie di backup esistenti.
La gestione dei dati contenuti nei backup sarà effettuata in conformità con le procedure tecniche applicabili, i relativi cicli di conservazione e gli obblighi legali e contrattuali.
Qualora sussistano restrizioni tecniche che impediscono l'immediata eliminazione delle informazioni salvate nei backup, Bitopia adotterà le misure del caso per proteggere tali dati e limitarne l'utilizzo.
La presente Politica non stabilisce un periodo uniforme di conservazione dei backup per tutti i prodotti e servizi.
15. Fornitori terzi e sub-responsabili
Come Together può avvalersi di fornitori terzi per la fornitura di infrastrutture, servizi di archiviazione, comunicazioni e altre funzionalità.
Nel caso in cui una richiesta di eliminazione approvata riguardi informazioni elaborate da fornitori terzi, Bitopia adotterà le azioni necessarie nell'ambito delle proprie responsabilità e dei relativi accordi applicabili.
Determinati fornitori potrebbero conservare le informazioni in conformità con i propri obblighi di legge o termini di servizio.
Le informazioni aziendali relative ai sub-responsabili di Bitopia possono essere consultate all'indirizzo:
https://trust.bitopia.digital/subprocessors
L'inclusione di un fornitore nell'elenco aziendale non implica necessariamente che esso elabori informazioni di tutti i prodotti di Come Together.
16. Registri delle richieste di eliminazione
Bitopia potrà conservare i registri relativi alle richieste di eliminazione per documentarne la ricezione, la valutazione, la risoluzione e l'evasione.
In conformità con la propria politica aziendale, tali registri saranno conservati per un periodo di cinque (5) anni, salvo che sussista un obbligo di legge che richieda un periodo diverso.
I registri potranno includere le informazioni necessarie a comprovare la gestione della richiesta e le azioni intraprese.
Tale conservazione non implica la conservazione integrale di tutti i dati personali di cui sia stata approvata l'eliminazione.
17. Conferma di eliminazione
Una volta elaborata una richiesta approvata, Bitopia fornirà una conferma delle azioni eseguite.
Ove opportuno, potrà essere rilasciato un certificato di eliminazione dei dati in conformità con le proprie procedure aziendali.
La conferma potrà identificare le categorie di informazioni eliminate e, ove appropriato, le eccezioni o le restrizioni applicabili.
Il rilascio di una conferma non implica l'avvenuta eliminazione di registri la cui conservazione sia obbligatoria per legge o legittimamente giustificata.
18. Richieste relative a minori
Le richieste relative alle informazioni personali di minori potranno essere presentate dai genitori, dai tutori o dai legali rappresentanti, ove applicabile.
Bitopia potrà richiedere ragionevoli verifiche dell'identità e dei poteri di rappresentanza prima di elaborare tali richieste.
Qualora i dati siano gestiti da un'Organizzazione, potrebbe essere necessario il suo intervento per determinare gli obblighi applicabili.
Il trattamento di tali richieste terrà conto dei requisiti di protezione dei minori stabiliti dalla normativa di riferimento.
19. Richieste respinte o parzialmente approvate
Una richiesta potrà essere respinta o parzialmente approvata qualora sussistano validi fondamenti legali o contrattuali che impediscano la cancellazione di tutte le informazioni richieste.
Ove opportuno, Bitopia informerà il richiedente in merito alla decisione e alle ragioni generali che la giustificano, nei limiti consentiti dalla normativa applicabile.
Gli interessati potranno presentare ulteriori richieste di chiarimento o esercitare i diritti riconosciuti loro dalla normativa di riferimento.
20. Sicurezza e riservatezza
Bitopia applicherà ragionevoli misure di sicurezza e riservatezza durante la ricezione, la valutazione e l'esecuzione delle richieste di eliminazione.
L'accesso alle informazioni utilizzate per evadere tali richieste sarà limitato alle persone e ai sistemi autorizzati a intervenire.
Le verifiche e le comunicazioni saranno condotte cercando di ridurre al minimo l'esposizione non necessaria di dati personali.
21. Relazione con altri documenti
La presente Politica integra:
- L'Informativa sulla privacy di Come Together.
- I Termini e condizioni.
- La Politica di utilizzo accettabile.
- Le Condizioni di messaggistica, ove applicabili.
- Gli accordi commerciali applicabili.
In presenza di un Master Subscription Agreement (MSA), di un modulo d'ordine o di altro accordo scritto in vigore, le disposizioni ivi contenute prevalgono nelle materie espressamente regolate e in caso di contrasto, secondo le regole di priorità applicabili.
La presente Politica non modifica di per sé gli obblighi commerciali di conservazione, restituzione o eliminazione delle informazioni stabiliti in tali accordi.
22. Aggiornamenti
Bitopia potrà aggiornare la presente Politica per riflettere modifiche nei propri servizi, nelle procedure interne, negli obblighi di legge o nelle prassi di protezione dei dati.
La versione in vigore sarà disponibile sul sito web di Come Together.
Ove opportuno, saranno fornite le notifiche richieste dalla legge o dagli accordi applicabili.
23. Contatti
Richieste di eliminazione dei dati personali: [email protected]
Modulo di supporto generale: https://cometogether.ar/support
E-mail di supporto alternativa: [email protected]
Fornitore: Bitopia LLC 20900 NE 30th Ave, Fl 8 Aventura, FL 33180 Stati Uniti
Sito web: https://cometogether.ar