目次
提供者： Bitopia LLC プラットフォーム： Come Together ウェブサイト： https://cometogether.ar プライバシーに関する連絡先： [email protected]
1. はじめに
本データ削除ポリシー（以下「本ポリシー」）は、Bitopia LLC（以下「Bitopia」）が提供する技術プラットフォームであるCome Togetherに関連する個人データの削除申請が、どのように受信、評価、管理されるかについて説明するものです。
本ポリシーの目的は、データ削除の申請に利用可能な仕組み、処理期間、および特定の情報を保持する必要が生じ得る状況に関する明確な情報を提供することです。
本ポリシーは、プライバシーポリシー、利用規約、および該当する契約上の合意を補完するものです。
2. 適用範囲
本ポリシーは、Come Togetherの製品、アプリケーション、およびサービスを通じて処理される個人データの削除申請に適用されます。
以下に関連する情報が含まれる場合があります。
- ユーザーのアカウントおよびプロフィール
- イベントの参加者および登録情報
- コミュニティのメンバー
- 予約およびアクティビティ
- 連絡先データ
- プラットフォームを通じて提供された文書およびファイル
- 通信記録
- サービスに関連する管理情報
- 現在または将来の機能を通じて処理されるその他の個人データ
情報の削除は、データの性質、処理の目的、当事者の責任、ならびに適用される法的または契約上の義務に応じて異なります。
3. Bitopiaおよび組織の責任
Come Togetherでは、各組織が参加者、メンバー、ユーザーの情報を管理することができます。
これらの処理の多くにおいて、組織は、適用される法令に従ってデータ管理者として機能し、収集する情報、使用する目的、および保持する必要がある期間を決定します。
Bitopiaは、対応する合意に従い、組織に代わって当該情報を処理するために必要なインフラストラクチャと技術サービスを提供します。
その他の状況において、Bitopiaは、自社の運営、アカウント、セキュリティ、サポート、または商業的管理に関連する特定のデータのデータ管理者として機能する場合があります。
申請が組織によって管理されている情報に関するものである場合、Bitopiaは、必要に応じて、削除を進める前に当該組織の関与、承認、または指示を求めることがあります。
Bitopiaは、契約上または法的な義務、あるいは適用される正当な指示に違反することになる場合、組織によって管理されている情報を無分別に削除することはありません。
4. データ削除を申請する権利
個人は、適用される法令に従って該当する場合、自身の個人データの削除を申請することができます。
申請は以下に関連する場合があります。
- もはや対応する目的に必要でなくなった個人情報
- 有効な法的根拠なしに処理されたデータ
- 法的な削除権が存在する情報
- ユーザーが使用を停止することを希望するアカウントに関連付けられたデータ
- 保持することがもはや必要または正当化されない情報
申請の提出は、すべてのデータが自動的に削除されることを意味するものではありません。
各申請は、法令、適用される合意、および処理の状況を考慮して評価されます。
5. データ削除の申請方法
個人データの削除申請は、以下に送信することができます。
処理を円滑に進めるため、以下を含めることが推奨されます。
- 申請者の氏名
- アカウントまたは登録に関連付けられたメールアドレス
- 関連する製品、イベント、コミュニティ、または組織
- 削除を申請する情報の説明
- 該当する記録を特定するために必要な追加情報
申請の処理に関連しない追加の個人情報を提供する必要はありません。
Bitopiaは、身元確認または対象情報の特定のために合理的に必要な場合、補足データの提供を求めることがあります。
パスワード、認証コード、その他のアクセス認証情報を送信しないでください。
6. アプリケーションからの削除
Come Togetherの特定のアプリケーションまたは機能は、アカウントの無効化、削除の申請、または個人情報の直接管理のための仕組みを提供する場合があります。
これらのオプションの利用可能性は、製品やユーザーの種類によって異なる場合があります。
アカウントの無効化は、必ずしも関連するすべてのデータの即時または完全な削除を意味するものではありません。
情報の一部は、イベント記録、予約、コミュニティ、管理上の操作、またはその他の正当な目的に関連付けられたまま残る場合があります。
機能から直接削除を申請できない場合、またはユーザーが追加情報の削除を希望する場合は、[email protected]までご連絡ください。
このメールアドレスは、Come Togetherに関連する個人データの削除申請のための一般的なチャネルとなります。
7. 申請の受信と評価
Bitopiaは、個人データの削除申請を受信してから5営業日以内に確認を行います。
この段階で、以下を行う場合があります。
- 必要に応じて申請者の身元を確認する
- 対象となるデータを特定する
- Bitopiaおよび該当する組織の役割を決定する
- 法的または契約上の保持義務の存在を評価する
- 合理的に必要な追加情報を要求する
- 全部または一部の削除を承認することが適切か判断する
申請が組織によって管理されている情報に関するものである場合、Bitopiaは処理に必要な措置を当該組織と調整することがあります。
確認期間は、自動承認を保証するものではありません。
8. 削除の期間
承認された申請は、Bitopiaの企業のデータ削除ポリシーに従い、30営業日以内に処理されます。
対象となるデータおよび適用される例外に応じて、申請された情報の全部または一部が削除される場合があります。
定められた期間内に削除を完了することを妨げる状況が存在する場合、Bitopiaは関連する状況および適用される手順を示し、必要に応じて申請者に通知します。
上記の期間は、適用される法令によって要求される場合がある、より短期間または特定の期間を損なうことなく解釈されるものとします。
9. 本人確認
個人情報を保護し、不正な申請を防止するため、Bitopiaは削除を進める前に合理的な確認を行うことがあります。
これらの確認には、アカウントまたはメールアドレスの管理の確認、あるいは厳格に必要な追加情報の要求が含まれる場合があります。
使用される措置は、対象となる情報の種類および関連するリスクに比例したものでなければなりません。
Bitopiaは、削除申請を確認するためにパスワードや認証コードを要求することはありません。
身元または申請の正当性を合理的に確認できない場合、必要な情報が揃うまで処理保留となることがあります。
10. 保持される可能性のある情報
個人データの削除は、必ずしも関連するすべての記録の消去を意味するものではありません。
有効な法的または契約上の正当な理由が存在する場合、Bitopiaまたは該当する組織は特定の情報を保持する必要が生じる場合があります。
これには以下が含まれる場合があります。
- 法的義務の遵守
- 会計または税務記録の保持
- 権限を持つ当局からの要請への対応
- 不正の防止および調査
- システムのセキュリティと保護
- 紛争解決
- 法的請求の行使または防御
- 現在有効な契約上の義務の遵守
- 適用される法令によって許可または要求されるその他の保持の状況
保持される情報は、その保持を正当化する目的に必要なものに限定されるものとします。
例外の存在は、正当な根拠なしに情報の無期限の保持を許可するものではありません。
11. 組織によって管理される情報
個人データがデータ管理者として機能する組織によって管理されている場合、Bitopiaは、承認された指示、契約上の合意、および適用される法令に従い、削除申請の評価と実行を当該組織と調整します。
データ削除プロセスは、双方向で開始される場合があります。
- 利害関係者による場合： ユーザー、参加者、またはメンバーが自身の個人データの削除を申請した際、Bitopiaは責任ある組織と調整して申請を評価および実行することができます。
- 組織による場合： 組織がCome Togetherを通じて管理する個人情報の削除を申請した際、Bitopiaは、承認された指示ならびに適用される契約上および法的な義務に従って、当該申請を処理することができます。
Bitopiaは、法的な義務による要求がある場合、または実行するための有効な承認が存在する場合を除き、組織によって管理されている情報を一方的に削除することはありません。
Bitopiaが特定の個人データのデータ管理者として機能する場合、組織の承認を必要とせず、対応する削除申請を直接評価して実行することができます。
いかなる場合においても、申請は、本ポリシーおよび適用される法令に定められた手続き、期限、および例外に従うものとします。
組織によって提出された削除申請は、法令がデータ主体に認める権利に取って代わるものではなく、法律により保持が義務付けられている情報の削除を許可するものでもありません。
12. アカウントおよび関連記録の削除
アカウントの削除または無効化は、Come Togetherの特定の製品やサービスへのアクセスに影響を与える場合があります。
ただし、アクセスアカウントの削除と、関連する個人記録の削除は異なる操作です。
例えば、組織が特定の参加記録や取引記録を正当に保持し続ける一方で、ユーザーが自身のプロフィールへのアクセスを失う場合があります。
情報の削除は、その性質および適用される義務に応じて評価されます。
契約したアカウントおよびサービスの停止または終了は、対応する契約条件のみに準拠します。
本ポリシーは、商用サービスの終了に関する独自の手続きを定めるものではありません。
13. 文書、写真、ファイル
削除申請には、Come Togetherを通じて追加された文書、写真、およびその他の個人ファイルが含まれる場合もあります。
これらの要素の削除は、同様の評価条件および対応する法的または契約上の例外に従うものとします。
ファイルが組織によって管理されている場合、Bitopiaはそれらを削除するための指示または承認を組織から得る必要がある場合があります。
組織は、その活動内で個人ファイルを保持、公開、または使用するために必要な承認を決定する責任を負います。
14. バックアップおよび技術システム
Come Togetherは、サービスの可用性と完全性を保護するために、バックアップおよびリカバリの仕組みを使用する場合があります。
オペレーティングシステムにおける情報の削除は、必ずしも既存のすべてのバックアップから直ちに消去されることを意味するものではありません。
バックアップに含まれるデータの管理は、適用される技術的手続、対応する保持サイクル、ならびに法的な契約上の義務に従って行われます。
バックアップされた情報の即時削除に影響を与える技術的制限が存在する場合、Bitopiaは当該データを保護しその利用を制限するために適切な措置を講じます。
本ポリシーでは、すべての製品およびサービスに共通する一律のバックアップ保持期間は定められていません。
15. 外部プロバイダーおよび下請業者
Come Togetherは、インフラストラクチャ、ストレージ、通信、およびその他の機能を提供するために外部プロバイダーを使用する場合があります。
承認された削除申請に外部プロバイダーによって処理された情報が含まれている場合、Bitopiaは、その責任範囲および適用される合意の範囲内で適切な措置を管理します。
特定のプロバイダーは、自身の法的義務またはサービス条件に従って情報を保持する場合があります。
Bitopiaの下請業者に関する企業の情報は、以下で確認できます。
https://trust.bitopia.digital/subprocessors
企業リストへのプロバイダーの掲載は、必ずしもCome Togetherのすべての製品の情報を処理していることを意味するものではありません。
16. 削除申請の記録
Bitopiaは、削除申請の受信、評価、解決、およびコンプライアンスを文書化するために、申請に関連する記録を保持する場合があります。
企業方針に従い、これらの記録は、異なる期間を要求する法的義務が存在しない限り、5年間保持されます。
記録には、申請の管理および実行された措置を証明するために必要な情報が含まれる場合があります。
この保持は、削除が承認されたすべての個人データを完全にそのまま維持することを意味するものではありません。
17. 削除の確認
承認された申請が処理された後、Bitopiaは実行された措置の確認を提供します。
必要に応じて、企業の手続きに従ってデータ削除証明書が発行される場合があります。
確認では、削除された情報のカテゴリや、適切である場合は適用される例外や制限が特定される場合があります。
確認の発行は、保持することが法律上義務付けられている、または正当に正当化される記録が削除されたことを意味するものではありません。
18. 未成年者に関する申請
未成年者の個人情報に関する申請は、必要に応じてその父親、母親、後見人、または法的代理人によって提出される場合があります。
Bitopiaは、これらの申請を処理する前に、身元および代理権の合理的な確認を求めることがあります。
データが組織によって管理されている場合、適用される義務を決定するためにその組織の関与が必要となる場合があります。
これらの申請の処理においては、該当する法令によって定められた未成年者保護の要件が考慮されます。
19. 拒否された申請または一部承認された申請
申請されたすべての情報の削除を妨げる有効な法的または契約上の根拠が存在する場合、申請は拒否されるか、または一部承認されることがあります。
該当する場合、Bitopiaは適用される法令で認められる範囲において、決定およびその根拠となる一般的な理由を申請者に通知します。
個人は、追加の問い合わせを行うことや、該当する法令によって認められた権利を行使することができます。
20. セキュリティと機密保持
Bitopiaは、削除申請の受信、評価、および実行の際、合理的なセキュリティおよび機密保持の措置を適用します。
これらの申請を処理するために使用される情報へのアクセスは、介入が必要な人員およびシステムに限定されます。
確認および通信は、個人情報の不要な露出を最小限に抑えるよう努めて行われます。
21. 他の文書との関係
本ポリシーは以下を補完するものです。
- Come Togetherのプライバシーポリシー
- 利用規約
- 許容される利用に関するポリシー（Acceptable Use Policy）
- 該当する場合のメッセージング条件
- 適用される商業的合意
マスターサブスクリプション契約（MSA）、発効中の注文書、またはその他の有効な書面による合意が存在する場合、明示的に規制されている事項および矛盾が生じた場合の優先順位のルールに従い、それらの規定が優先されます。
本ポリシー自体は、当該合意に定められた情報の保持、返却、または削除に関する商業的義務を変更するものではありません。
22. 更新
Bitopiaは、サービス、内部手続、法的義務、またはデータ保護の実務における変更を反映するために、本ポリシーを更新する場合があります。
有効なバージョンは、Come Togetherのウェブサイトで公開されます。
適切である場合、法令または適用される合意によって要求される通知が提供されます。
23. 連絡先
個人データの削除申請： [email protected]
一般サポートフォーム： https://cometogether.ar/support
代替サポートメール： [email protected]
提供者： Bitopia LLC 20900 NE 30th Ave, Fl 8 Aventura, FL 33180 アメリカ合衆国
ウェブサイト： https://cometogether.ar